Comment valider des fichiers de calculs conformément à l’ISO 17025 ?

Même si les exigences de validation des fichiers de calculs étaient déjà présentes dans l’ancienne version de l’ISO 17025, la version 2017 apporte des précisions.  Les laboratoires ont parfois des difficultés à comprendre et mettre en œuvre ces exigences.

Les bonnes bases

Afin que l’exercice ne soit pas trop fastidieux et vous soit utile, nous vous livrons quelques clés :

  • La validation d’un fichier de calcul de type Excel ne consiste pas à valider Excel, d’autres l’ont fait avant vous !
  • L’objectif de la validation est de s’assurer que vous avez bien « programmé » le fichier de calcul. Un oubli de parenthèse, un mauvais signe, la référence à une mauvaise cellule… ce sont toutes ces erreurs qu’il est nécessaire de vérifier lors de cette validation.  

L’enregistrement de cette validation peut se faire sur différents supports :

  • Papier : vous écrivez sur une feuille les éléments vérifiés et utilisez une calculatrice ou excel. Attention à bien conserver ce dossier papier et/.ou à le scanner
  • Word : Tout comme sur papier, vous détaillez les points vérifiés (jolies formules avec l’outil « Equation »)
  • Excel : vous créez un fichier de validation spécifique en détaillant les différents éléments validés (les formules doivent être lisibles)

Nous vous conseillons de créer un dossier spécifique « Validation des fichiers excel » dans votre gestion documentaire.

Une méthodologie en 3 étapes

La première étape va donc consister à identifier les cases dans lesquelles vous avez effectué une programmation : cela peut être une formule mais également une forme conditionnelle, un graphique, une macro, un verrouillage ….

La seconde étape va être de valider cette bonne programmation en utilisant une méthodologie adaptée :

  • Décomposer le calcul ou le reproduire manuellement
  • Vérifier l’utilisation de la bonne fonction
  • Tester différentes séries de valeurs (valeurs conformes / non conformes / limites)

Les méthodologies sont multiples et doivent être adaptées aux cas rencontrés.

Enfin, en troisième étape, n’oubliez pas de verrouiller le fichier (et contrôler le bon fonctionnement) afin d’éviter toute modification du fichier qui risquerait de remettre en cause sa validité !

Nous validons vos fichiers de calculs pour vous

Notre expérience montre que bon nombre de fichiers comporte des erreurs et que cette validation, lorsqu’elle est bien menée, est utile.

Pour aller plus loin, n’hésitez pas à nous contacter, nous sommes en mesure de vous accompagner dans cet exercice. Nous réalisons mêmes la validation de vos fichiers, quelques soient leur complexité.

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